С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заявка на перевозку и поручение экспедитору перестают быть бумажными: их нужно оформлять, подписывать и передавать через электронный документооборот. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Это касается не только перевозчиков и экспедиторов, но и грузоотправителей с грузополучателями: без электронной подписи получателя водитель не сможет закрыть доставку. Разбираем по шагам, что сделать до сентября, чтобы машины не стояли под выгрузкой, а документы закрывались вовремя.
Раньше электронные перевозочные документы были правом: хочешь — обменивайся бумагой, хочешь — через оператора ЭДО. С 1 сентября 2026 года это становится обязанностью. Бумажная накладная, подписанная на месте водителем и кладовщиком, больше не будет основным документом перевозки.
Меняется и сам порядок работы. Документ теперь не «подписывают потом, когда бухгалтерия соберёт папку», а подписывают в момент события: приняли груз — подписали, выгрузили — подписали. Каждая подпись фиксируется у оператора ЭДО с датой и временем.
| Документ | Кто оформляет | Кто подписывает |
|---|---|---|
| Заявка на перевозку | Заказчик перевозки | Заказчик и перевозчик |
| Поручение экспедитору | Клиент | Клиент и экспедитор |
| Транспортная накладная (ЭТрН) | Грузоотправитель | Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель |
Ключевое отличие ЭТрН от привычной бумажной накладной — в ней три стороны, и документ считается закрытым только тогда, когда расписались все три. Выпала одна подпись — перевозка формально не завершена.
Это тот пункт, который чаще всего оказывается неожиданностью, поэтому он идёт до всех инструкций.
По новым правилам водитель не может уехать с адреса, пока в приложении не отобразится подпись грузополучателя о приёме груза, направленная по ЭДО. На эту подпись отводится 15 минут с момента доставки.
Что это значит на практике. Раньше кладовщик мог расписаться в бумаге, а документы «дойти до бухгалтерии» через неделю — на перевозку это никак не влияло. Теперь, если ответственный сотрудник недоступен, ушёл на обед или не имеет доступа к подписи, машина стоит. Простой транспорта оплачивается, и счёт за него выставляется той стороне, из-за которой возникла задержка.
Поэтому подписывать должен не «кто-нибудь из бухгалтерии, когда освободится», а конкретный сотрудник, у которого доступ к ЭДО есть с телефона и который на связи в часы приёмки. И у него должен быть заместитель на время отпуска и больничного.
Нужен сотрудник, в чьи обязанности входит:
Важно: такого сотрудника нужно назначить не только у себя, но и у ваших клиентов-грузополучателей, если груз едет к ним. Подписывает тот, кто принимает груз физически, — а это чаще всего склад получателя, а не ваш офис.
Контакты назначенного сотрудника передайте нам — это заметно ускорит подключение.
Нужно заключить соглашение об электронном документообороте с оператором информационной системы электронных перевозочных документов. Если соглашение уже есть — проверьте, что оно распространяется именно на перевозочные документы: обмен счетами-фактурами и актами сам по себе этого не покрывает.
Оператор обязательно должен быть в реестре Минтранса России. Проверить можно на сайте ведомства: реестр операторов информационных систем ЭПД. Оператора не из реестра система не примет.
«Смарт Экспресс» работает через Контур Диадок. Наш идентификатор участника ЭДО: 2BM-7801718808-780101001-202212140202123843378. Если вы подключитесь к другому оператору из реестра — это не помеха: операторы обмениваются документами между собой, роуминг настраивается.
Подписывать перевозочные документы нужно квалифицированной электронной подписью организации. Возможны два варианта:
На практике рабочий вариант — второй. МЧД оформляется заранее и регистрируется, поэтому закладывайте на это время: выпустить её в день первой перевозки не получится.
Для заявки на перевозку и поручения экспедитору установлены свои форматы и правила заполнения — документ в свободной форме система не примет. Ознакомиться стоит заранее, чтобы первая же заявка не вернулась с ошибкой: правила заполнения электронных перевозочных документов.
Хорошая новость: заполнять всё это самостоятельно вам, скорее всего, не придётся — см. следующий раздел.
Чтобы мы настроили обмен с вашей стороны, пришлите вашему персональному менеджеру:
Мы намеренно строим работу так, чтобы переход стоил вам как можно меньше усилий.
Ситуации, в которые попадают неподготовленные компании, предсказуемы:
Все три упираются не в технику, а в организацию: назначенный человек, действующая подпись, работающая доверенность.
Чем раньше пройдены первые четыре пункта, тем спокойнее пройдёт сентябрь: выпуск подписи и регистрация доверенности занимают дни, а не часы, и в августе очередь на них будет заметно длиннее.
По подключению, составу данных и любым вопросам перехода — к вашему персональному менеджеру или в бухгалтерию «Смарт Экспресс»: +7 (812) 409-68-87, info@smartexpress.me. Поможем разобраться и подготовиться заранее, чтобы первая же электронная накладная прошла без задержек.
